Installatiesoftware vervangen Excel: zo stap je over als installateur

Excel is handig om te starten, maar het schiet tekort wanneer je groeit. Offertes, werkbonnen, planning, voorraad en facturatie over verschillende spreadsheets zorgen voor fouten en tijdverlies. Met geïntegreerde installatiesoftware breng je alles samen in één systeem, automatiseer je repetitieve taken en krijg je realtime inzicht. Zo kun je administratie automatiseren in plaats van Excel. In deze gids lees je hoe je Excel doelgericht vervangt en waar je op moet letten als installatiebedrijf.

Wanneer Excel je groei remt

Spreadsheets zijn flexibel, maar ze missen proceslogica. Meerdere versies van hetzelfde bestand, verouderde prijzen en handmatige kopieer-acties leiden tot miscalculaties en vertraging. Zeker voor installateurs in HVAC, sanitair, elektriciteit, beveiliging en dakwerken wordt planning complex zodra meerdere ploegen en projecten lopen. Je hebt behoefte aan één centrale data- en proceslaag waarmee offertes direct doorstromen naar werkbonnen, planning, inkoop en facturatie. Daardoor verminderen fouten, stijgt je margecontrole en houd je grip op uren en materialen. Een oplossing zoals ERP-software voor installateurs van Cafca bundelt modules voor offertes, facturatie, project- en onderhoudsbeheer, tijdregistratie en voorraadbeheer zodat je niet meer afhankelijk bent van losse Excel-sheets.

Stappenplan: van Excel naar geïntegreerde installatiesoftware

• 1. Inventariseer je spreadsheets - Breng offertesjablonen, artikellijsten, prijstabellen, planningsoverzichten, werkbonnen en factuur-tabbladen in kaart. Noteer welke velden onmisbaar zijn.
• 2. Kies je procesflow - Bepaal de standaardstroom: van offerte naar bestelling en werkbon, naar planning en facturatie. Koppel DigaCommerce, DigaBon, DigaPlanning en DigaProject aan je manier van werken.
• 3. Datamigratie voorbereiden - Schoon Excel-data op en exporteer naar CSV. Map velden naar het ERP: artikelen, klanten, prijslijsten, urenstaten en voorraadlocaties.
• 4. Richt koppelingen in - Verbind met groothandels zoals Rexel voor actuele prijzen en bestellingen. Zo vervang je handmatige prijsupdates in Excel.
• 5. Test met een pilootteam - Start met 1-2 ploegen en 2-3 projecten. Controleer doorstroom van offerte tot factuur en de registratie van uren en materialen.
• 6. Train en rol gefaseerd uit - Geef gerichte opleiding per rol. Zet daarna alle dossiers en teams over.
• 7. Monitor en optimaliseer - Volg KPIs zoals doorlooptijd offerte, foutpercentage en marge. Stel rapportages in en verfijn werkinstructies.

Excel vs. Cafca ERP voor installateurs

Adoptie en opleiding die wél werkt

Maak het makkelijk om mee te stappen. Werk met korte rolspecifieke trainingen en duidelijke templates. Start met de kernmodules die de grootste winst leveren, bijvoorbeeld offertes, werkbonnen en facturatie, en breid daarna uit met onderhoudsbeheer en voorraad. Cafca biedt opleidingen, video’s, handleidingen en support op afstand. Zo hou je de time-to-value kort en voorkom je terugval naar Excel.

Veelgestelde vragen

Wat kost het om Excel te vervangen door installatiesoftware?

Cafca is beschikbaar vanaf €50 per maand. De totale investering hangt af van het aantal gebruikers en modules. Door minder fouten en snellere doorstroom verdien je dit vaak snel terug.

Hoe migreer ik mijn Excel-data veilig?

Exporteer naar CSV, ruim duplicaten en verouderde velden op en map kolommen naar de ERP-velden. Importeer eerst in een testomgeving en controleer steekproefsgewijs klanten, artikelen en prijzen.

Kan ik gefaseerd overstappen?

Ja. Begin met offertes en werkbonnen, voeg daarna planning, online urenregistratie in plaats van Excelsheets, facturatie en voorraad toe. Zo beheers je de verandering en blijft je operatie draaien.

Hoe werkt de koppeling met groothandels zoals Rexel?

Cafca synchroniseert prijzen en bestellingen met aangesloten groothandels. Je werkt altijd met actuele tarieven en bestelt direct vanuit de software in plaats van Excel-lijsten bij te houden.

Klaar om Excel te vervangen door installatiesoftware?

Vervang losse spreadsheets door één geïntegreerd systeem en werk sneller, foutloos en met meer margecontrole. Plan een demo bij Cafca Software en ontdek hoe jouw processen profiteren van DigaCommerce, DigaBon, DigaPlanning, DigaProject, DigaService, DigaRegistration en DigaStock. En bereken je tijdswinst t.o.v. Excel.