Eenvoudig professionele offertes en facturen maken

Maak zorgvuldig offertes met allerlei functies geliefd door de installateur.

Combineer je bibliotheek met de webshop van groothandels of kijk in de Cafca Master Catalog met alle handelsartikelen.

Stuur uw bestellingen naar de diverse winkelmandjes.

Vereenvoudig de werkvoorbereiding.

Volg de vordering van de werken met uitgevoerde hoeveelheden per offerte- of werklijn.

Beheer in dezelfde vordering de werklijnen in regie.

Deel je vorderingsstaten met de klant.

Stuur je verkoopfacturen naar Peppol en het boekhoudsysteem.

Werken met de Cafca Software modules is generiek nacalculeren en lessen trekken voor de volgende projecten.

Van offerte-aanvraag tot project: papierloos, foutloos, efficiënt en met professionele uitstraling.

altijd de juiste prijzen

Koppeling met groothandels in je sector

Automatische koppeling met 20 technische groothandels, zoals Cebeo , Rexel, APOK, SmartSD en Desco.
Altijd direct toegang tot actuele artikelen en prijzen, ook in je werk- en bestelbonnen.
Nooit meer handmatig speuren.

"In enkele minuten importeer en onderhoud je je prijslijsten met courante bruto- en nettoprijzen. Je gebruikt ze vervolgens in je samengestelde artikelen, voorraadlijst, offertes, werkbonnen en bestelbonnen".

Ziehier de gekoppelde groothandels

Grootste verdeler maar ook marktleider van dak- en gevelmaterialen in België.

Koploper in elektrische vooruitgang. Professionele elektrotechnische groothandel.

Specialist in sanitair en verwarming, opgebouwd sinds de oprichting in 1880.

Bij Dupont kan je terecht voor al je materialen en oplossingen voor sanitair, verwarming, ventilatie, pompen, waterbehandeling en hernieuwbare energie.

Module Cafca Projecten (basis)

Relaties

Je hebt altijd een volledig overzicht van alle betrokken klanten, leveranciers en partners bij elk project
Belangrijke contactinformatie, afspraken en communicatie worden centraal bijgehouden, zodat je nooit iets over het hoofd ziet

Koppel snel relaties aan projecten, offertes en facturen voor een vlotte administratie
Werk samen als team: iedereen beschikt over dezelfde, actuele informatie, wat misverstanden en fouten voorkomt. Verbeterde presentatie met afbeeldingen

Offertes • Offerteposten • Prijslijsten • Werkvoorbereiding • Nacalculatie

Inclusief koppeling groothandels

Start met eigen dashboard van offertes = commercieel instrument
Mooie en duidelijke offertes met foto's m.b.v. je eigen stamcatalogus en de actuele prijzen via de webshop van je groothandel(s)
Maak snel offertes m.b.v. sjablonen of importeer de meetstaat van de bouwheer
Zet offertelijnen in optie of variant en laat de beste keuze aan je klant
Bied eenvoudig lijnkortingen of globale kortingen aan om je project aantrekkelijker te maken voor je klant
Geef subtotalen per hoofdstuk en verberg prijzen per offertelijn
Bijsturing mogelijk dankzij voorcalculatie

E-mail of print de offertes in jouw huisstijl met begeleidende tekst die ook door AI kan geschreven worden
Laat de klant met een link digitaal ondertekenen
Beheer projectorders en factureer volgens afspraak. Zet goedgekeurde offertes met één klik om in een projectorder met de factuurvoorwaarden. De benodigde materialen worden automatisch opgelijst en zijn eenvoudig online te bestellen
Versnelde werkvoorbereiding met materiaallijsten en automatische werkbonnen
Volg een facturenplan van voorschot en vordering der werken
Per project kun je automatisch een nacalculatie maken

Verkoopfacturen

Inclusief boekhoudkoppeling, Peppol- en bankenkoppeling

E-invoicing via Peppol: verzend je facturen veilig en zonder extra kosten via het Peppol-platform
Flexibel factureren: maak een factuur vanuit een werkbon, offerte, facturenplan of volledig zelfstandig
Klanten kunnen snel mobiel betalen via een QR-code.
Snelle facturatie door handmatige invoer of gebruik van de bibliotheek
Professionele factuurverzending via e-mail met algemene voorwaarden als bijlage

Directe creditnota's of op basis van gekopieerde facturen
Automatische betalingsverwerking: koppel je bank en zie betalingen automatisch in Cafca verschijnen
Aanpasbare aanmaningen versturen in bulk of automatisch vanaf vervaldag
Facturen linken met Coda en boekhoudsystemen.

Vorderingsstaten (optioneel)

Hiermee volg je de voortgang van elk project nauwkeuriger op.

Je bewaart alles netjes per project en behoudt altijd zicht op wat al uitgevoerd én gefactureerd is.
Je hebt snel een duidelijk overzicht van alle nog uit te voeren werklijnen per project, rechtstreeks vanuit de offerte.
Je voegt eenvoudig werklijnen en hoofdstukken toe, past ze aan of schrapt ze waar nodig.

Per lijn vul je in wat al uitgevoerd is (in aantallen of procenten), met een heldere historiek.
Je stuurt een professionele vorderingsstaat naar je klant in dezelfde lay-out als je offerte.
Met één actie maak je de juiste factuur aan en vind je alle vorderingsstaten netjes per project terug.
📽️ Bekijk hier de video hoe het werkt.

abonnement

Projecten

> Relaties • Prijslijsten
> Offertes • Offerteposten
> Verkoopfacturen
> Werkvoorbereiding
> Nacalculatie
> Projectenoverzicht
> Vorderingsstaten (optioneel)

€ 50 /maand

Bekijk hier wat je krijgt

Je voordelen

Klik op + voor meer info

Minder manueel werk

Automatiseert het maken van offertes en facturen, bespaar tijd en vermijd fouten.

Slimme artikelbeschikbaarheid

Koppel moeiteloos de webshop van je favoriete groothandel of werk met je eigen artikelbibliotheek.

Altijd up-to-date prijzen

Toegang tot de Cafca Master Catalog met prijslijsten van 40 leveranciers, altijd actuele brutoprijzen.

Professionele offertes

Maak snel een offerte in je eigen stijl, met begeleidende tekst die ook door AI kan geschreven worden.

Snelle digitale ondertekening

Offertes kunnen eenvoudig digitaal goedgekeurd worden.

Directe omzetting naar projecten

Zet je offerte met één klik om in een projectorder, voeg factuurvoorwaarden toe en bestel alle materialen makkelijk online.

Flexibel factureren

Maak een factuur vanuit de offerte, of volledig zelfstandig. Klanten kunnen snel mobiel betalen via een QR-code.

Automatische betalingsverwerking

Koppel je bank en zie betalingen automatisch in Cafca verschijnen.

E-invoicing via Peppol

Verzend je facturen veilig en zonder extra kosten via het Peppol-platform.

Inclusief

Klik op + voor meer info

1 Algemene gebruiker

Heb je extra kantoorgebruikers nodig? Laat het gerust weten, we helpen je graag verder!

Koppeling groothandel(s)

Je kan koppelen met al je gebruikte groothandels, bekijk de lijst.

Persoonlijke instellingen

Iedere gebruiker kan alles naar wens instellen zoals de taal, exporteer opties, tabellen, cellen, kolommen en koppeling je koppeling met Outlook.

Veilige backup en updates

Geen zorgen over hosting, server, snelheid, back-ups of veiligheid. Wij regelen het voor je.

Regelmatige updates met nieuwe functionaliteiten en optimalisaties.

Offertes en facturen in eigen huisstijl

Stuur ons je bedrijfslogo en een voorbeeld van je huidige factuur, offerte of werkbon door. Wij zorgen voor een template helemaal in je eigen huisstijl, zodat je database meteen klaar is voor gebruik.

Helpdesk (8 tot 18 uur)

Ons team helpt je om het maximum uit Cafca Software te halen. Ondersteuning elke werkdag via telefoon of e-mail.

1 GB opslag

Je krijgt 1 GB gratis opslag in je database. Wil je extra opslag? Geef gerust een seintje, we helpen je graag!

Vraag demo & advies aan

Volledige ontzorging tijdens het gebruik van Cafca

Opmaak offertes, facturen en werkbonnen in eigen huisstijl
Startopleidingen (2×3 uur), online of in onze kantoren
Helpdesk via telefoon en e-mail op werkdagen 8u-18u
Gratis deelname gebruikers webinars

Jaarlijkse opfrisopleiding van 3 uur online of in onze kantoren, gericht op nieuwe functies, optimalisatie processen en vragen uit de praktijk
Regelmatige updates met nieuwe (AI-)functionaliteiten

De maandelijkse abonnementsprijs voor de volledige ontzorging wordt afgestemd op jouw noden.

Dit is afhankelijk van o.a. het gebruik van het aantal modules en het aantal gebruikers

logo_vlaio

KMO Portefeuille subsidiemaatregel van de Vlaamse Overheid | 30% korting

Cafca Software is een erkende opleidingsverstrekker. Daarom betaalt KMO 30% van je opleidingsfactuur aan ons.

Lees meer op de Vlaio-website

“Nadat we een aantal professionele opleidingen kregen van Cafca Software, begonnen we met het gebruik van de offertemodule. Eens we de offertemodule onder de knie hadden, begonnen we in het najaar van 2020 met het testen van de facturatiemodule.

Sinds januari 2021 gebruiken we ook dit onderdeel van Cafca’s softwareprogramma op een intense manier. Dat Cafca Software een pakket is dat ook speciaal voor HVAC-installateurs is ontwikkeld, speelde zeker ook mee”

Jan Gorissen

Administratieverantwoordelijke @Snoekx - Lommel

PERSOONLIJKE DEMO

Wil jij eenvoudig professionele offertes en facturen maken?

Laat het ons dan weten. Wij denken graag met je mee over de mogelijkheden voor jouw installatiebedrijf én maken samen de beste keuze.

Vraag demo aan Neem contact op

Alles voor je administratie; snel & foutloos met slimme koppelingen + AI

Wil je een gestroomlijnde administratie, lagere boekhoudkosten en meer rust?

altijd de juiste prijzen

Koppeling met groothandels in je sector

Jouw voordelen met de slimme functies