Overstappen van Excel naar ERP

Werk je vandaag vooral in Excel en merk je dat alles trager, foutgevoeliger en moeilijker te beheren wordt? Voor installatiebedrijven in Vlaanderen is de stap van Excel naar ERP vaak de snelste weg naar meer controle, minder dubbel werk en een professionelere dienstverlening. Hieronder lees je wanneer Excel niet meer volstaat, wat ERP je oplevert en hoe je vlot overstapt zonder je werking stil te leggen. Wil je de verschillen concreet zien? Bekijk Excel vervangen door installatiesoftware.

Herkenbare signalen dat Excel niet meer volstaat

Je werkt met meerdere versies van dezelfde spreadsheet en niemand weet welke de laatste is. Cijfers moeten handmatig overgetypt worden in offertes, facturen en planning, waardoor fouten sluipen in je marges en deadlines. Je mist real-time zicht op de status van projecten, stock en uren, waardoor bijsturen te laat gebeurt. Kennis zit vaak bij één Excel-expert, wat riskant is wanneer die persoon niet beschikbaar is. Zodra je team groeit of je meer projecten tegelijk aanpakt, beginnen deze kleine wrijvingen grote impact te krijgen op cashflow, klanttevredenheid en je werkdruk. Veel van deze repetitieve taken kun je wegnemen met Administratie automatiseren.

Wat een ERP-systeem je wél oplevert

ERP centraliseert je data en processen in één bron van waarheid. Offertes, planning, werkbonnen, uren, stock en service lopen naadloos in elkaar over, met automatische updates en rechten per rol. Je team werkt samen op dezelfde real-time informatie, op kantoor en op de werf. Integraties met groothandels, banken en boekhouding vermijden dubbel werk en verkleinen foutkansen. Voor Belgische installateurs komt daarboven vlotte e-facturatie via Peppol en sectorgerichte functionaliteit zoals attesten en koelmiddelenboekhouding. Resultaat: minder administratieve ballast, voorspelbare marges en meer tijd op de werf. Lees meer over centraal data-beheer versus losse spreadsheets in Efficiënt beheer met ERP-software.

Praktijkvoorbeelden uit de installatiesector

Offertes en projecten

Met de module Projects beheer je de volledige cyclus van offerte tot factuur. Offertes bouw je op met actuele tarieven en artikellijsten, waarna goedgekeurde offertes automatisch een project met planning en werkbonnen aanmaken. Extra’s en meerwerken worden correct geregistreerd zodat nacalculatie de werkelijke marge toont. Het ingebouwde Project overview is inbegrepen in Projects en geeft je per project meteen zicht op voortgang, kosten en facturatiegraad. Pricing: €50 per maand excl. btw.

Planning in real-time

De module Planning maakt team- en materiaalplanning eenvoudig en actueel. Je ziet wie wanneer beschikbaar is, plant ploegen en interventies met duidelijke prioriteiten en stuurt wijzigingen in real-time door naar techniekers. No-shows of leververtragingen vang je op met herplanning in minuten, niet in uren. De impact op deadlines en bezettingsgraad is meteen zichtbaar. Pricing: €50 per maand excl. btw.

Uren, service, voorraad en aankopen

Met Time registration registreert je team uren, verplaatsingen en werkbonnen via app of voertuigbadge. Service ondersteunt onderhoudsplanning, attesten en koelmiddelenboekhouding, zodat periodieke interventies op tijd en correct gebeuren. Stock houdt magazijn- en voertuigvoorraad bij met barcodescanning, zodat je nooit misgrijpt en slim kan herbestellen. Inkoopstromen stroomlijn je met Purchases voor besteladviezen, leveranciersvergelijk en inkoopprijzen. Pricing: Time registration €50 per maand excl. btw, Service €50 per maand excl. btw, Stock €50 per maand excl. btw, Purchases €25 per maand excl. btw. Benieuwd naar de impact in de praktijk? Lees het Klantverhaal: Tijdsbesparing Lemmens Techniek.

Stapsgewijs overstappen van Excel naar ERP

Je hoeft niet in één keer alles te migreren. Start met de processen waar Excel het meeste pijn doet, bijvoorbeeld offertes en projecten met Projects of de werfplanning met Planning. Daarna koppel je urenregistratie, service en stock voor volledige doorstroom. Excel-data importeer je na opschoning in gestructureerde sjablonen. We mappen kolommen, doen een proefimport en valideren samen de resultaten voor go-live. Heb je begeleiding nodig? Onze Hulp bij opstart en migratie zorgt voor een vlotte transitie met minimale downtime. Wil je de businesscase onderbouwen, bereken dan de potentiële winst met de Calculator tijdbesparing administratie. Dankzij koppelingen met groothandels, banken en boekhouding werk je end-to-end zonder dubbel ingeven. Facturen verlopen via Peppol, en je team krijgt ondersteuning via handleidingen, opleidingen en support zodat de adoptie vlot verloopt.

Veelgestelde vragen

Kan Excel als ERP-systeem worden gebruikt?

Excel is flexibel voor individuele taken, maar mist centrale rechten, procesflows, audittrail en real-time samenwerking. Zodra je schaal of complexiteit toeneemt, wegen versieproblemen, dubbele invoer en foutkansen zwaarder door dan de flexibiliteit.

Moet ik in één keer overstappen?

Nee. Een modulaire aanpak werkt het best. Begin met één kernproces, stabiliseer, en bouw daarna uit met volgende modules. Zo beperk je risico, hou je focus en zie je snel resultaat in je dagelijkse werking.

Kan ik mijn eigen ERP-systeem maken?

Zelf bouwen lijkt aantrekkelijk, maar vraagt veel tijd, domeinkennis en onderhoud. Een bewezen, sectorgerichte ERP-oplossing biedt direct beschikbare functies, updates, beveiliging en integraties, met lagere total cost of ownership.

Werkt het met mijn groothandel en boekhouding?

Ja. Koppelingen met groothandels zoals Desco synchroniseren prijzen, voorraad en bestellingen. Je koppelt ook met banken en boekhoudpakketten, en verstuurt e-facturen via Peppol.