Passer d’Excel à un ERP

Vous travaillez aujourd’hui principalement dans Excel et vous constatez que tout devient plus lent, plus sujet aux erreurs et plus difficile à gérer ? Pour les entreprises d’installation en Belgique, passer d’Excel à un ERP est souvent le moyen le plus rapide d’obtenir plus de contrôle, moins de double encodage et un service plus professionnel. Ci-dessous, découvrez quand Excel ne suffit plus, ce que vous apporte un ERP et comment basculer en douceur sans interrompre votre activité.

Signaux reconnaissables que l’Excel ne suffit plus

Vous travaillez avec plusieurs versions de la même feuille de calcul et personne ne sait laquelle est la dernière. Les chiffres doivent être retapés manuellement dans les devis, les factures et la planification, ce qui introduit des erreurs dans vos marges et vos délais. Vous manquez de visibilité en temps réel sur l’état des projets, du stock et des heures, ce qui retarde les ajustements. Le savoir est souvent concentré chez un seul « expert Excel », ce qui est risqué lorsque cette personne est indisponible. Dès que votre équipe grandit ou que vous gérez plus de projets en parallèle, ces petites frictions ont un impact important sur la trésorerie, la satisfaction client et votre charge de travail. Bon nombre de ces tâches répétitives peuvent être éliminées via la simplification administrative.

Ce qu’un ERP vous apporte réellement

L’ERP centralise vos données et processus dans une source unique de vérité. Devis, planification, bons de travail, heures, stock et service s’enchaînent sans rupture, avec des mises à jour automatiques et des droits par rôle. Votre équipe collabore sur les mêmes informations en temps réel, au bureau et sur chantier. Les intégrations avec grossistes, banques et comptabilité évitent le double encodage et réduisent les risques d’erreurs. Pour les installateurs belges s’ajoutent une e-facturation fluide via Peppol et des fonctionnalités sectorielles comme les attestations et la comptabilité des fluides frigorigènes. Résultat : moins de charge administrative, des marges prévisibles et plus de temps sur le chantier. En savoir plus sur la gestion centralisée des données vs. les feuilles de calcul dispersées dans le logiciel ERP pour installateurs.

Exemples pratiques issus du secteur de l’installation

Devis et projets

Avec le module Projets, vous gérez le cycle complet du devis à la facture. Les devis se construisent avec des tarifs et des listes d’articles à jour, puis, une fois acceptés, créent automatiquement un projet avec planification et bons de travail. Les suppléments et travaux supplémentaires sont correctement enregistrés afin que la post-calcul montre la marge réelle. L’Aperçu des projets est inclus dans Projets et vous donne immédiatement, par projet, la vue sur l’avancement, les coûts et le taux de facturation. Pricing : 50 € par mois HTVA.

Planification en temps réel

Le module Planification rend la planification des équipes et du matériel simple et toujours à jour. Vous voyez qui est disponible quand, vous planifiez des équipes et des interventions avec des priorités claires et vous envoyez les changements en temps réel aux techniciens. Les absences ou retards de livraison se gèrent avec un replanification en minutes, pas en heures. L’impact sur les délais et le taux d’occupation est directement visible. Pricing : 50 € par mois HTVA.

Heures, service, stock et achats

Avec Enregistrement des temps, votre équipe enregistre heures, déplacements et bons de travail via app ou badge véhicule. Service prend en charge la planification de maintenance, les attestations et la comptabilité des fluides frigorigènes, pour que les interventions périodiques soient réalisées en temps et en heure. Stock suit les stocks de dépôt et de véhicules avec scan codes-barres, pour éviter les ruptures et recommander intelligemment. Les achats sont rationalisés avec Achats pour des conseils de commande, la comparaison des fournisseurs et les prix d’achat. Pricing : Enregistrement des temps 50 € par mois HTVA, Service 50 € par mois HTVA, Stock 50 € par mois HTVA, Achats 25 € par mois HTVA. Curieux de l’impact sur le terrain ? Lisez le témoignage client : gain de temps chez Lemmens Techniek.

Passer d’Excel à un ERP étape par étape

Vous n’avez pas besoin de tout migrer d’un coup. Commencez par les processus où Excel fait le plus mal, par exemple les devis et projets avec Projets ou la planification de chantier avec Planification. Ensuite, reliez l’enregistrement des temps, le service et le stock pour un flux complet. Les données Excel s’importent après nettoyage via des modèles structurés. Nous mappons les colonnes, effectuons un import test et validons ensemble les résultats avant le go-live. Besoin d’accompagnement ? Notre Aide au démarrage et à la migration assure une transition fluide avec un minimum d’interruption. Pour étayer votre business case, calculez le gain potentiel avec la Calculatrice d’économie de temps (administration). Grâce aux liaisons avec grossistes, banques et comptabilité, vous travaillez de bout en bout sans double encodage. Les factures passent via Peppol et votre équipe est soutenue via des manuels, des formations et un support pour une adoption fluide.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser Excel comme système ERP ?

Excel est flexible pour des tâches individuelles, mais il manque des droits centralisés, des flux de processus, une piste d’audit et une collaboration en temps réel. Dès que l’échelle ou la complexité augmente, les problèmes de versions, la double saisie et les risques d’erreurs pèsent plus lourd que la flexibilité.

Dois-je migrer en une seule fois ?

Non. Une approche modulaire fonctionne le mieux. Commencez par un processus clé, stabilisez, puis étendez avec les modules suivants. Vous réduisez ainsi le risque, gardez le focus et voyez rapidement des résultats dans votre fonctionnement quotidien.

Puis-je créer mon propre système ERP ?

Le développement interne semble attrayant, mais demande beaucoup de temps, de connaissance métier et de maintenance. Une solution ERP sectorielle éprouvée offre des fonctions prêtes à l’emploi, des mises à jour, la sécurité et des intégrations, avec un coût total de possession plus bas.

Est-ce que cela fonctionne avec mon grossiste et ma comptabilité ?

Oui. Les liaisons avec des grossistes tels que Desco synchronisent prix, stocks et commandes. Vous reliez aussi les banques et les logiciels de comptabilité, et vous envoyez des e-factures via Peppol.