.png?width=56&name=brand-shape%20(3).png)
Delen
Met een digitale werkbon maak je je administratie sneller, foutlozer en professioneler. In deze handleiding leer je hoe je digitale werkbonnen opzet, invult en afrondt - van sjabloon en planning tot ondertekening en facturatie. Ideaal voor techniekers en planners in HVAC, sanitair, elektriciteit, beveiliging en dakwerken. Zoek je andere onderwerpen? Ga naar Handleidingen Cafca Software.
Een digitale werkbon is de elektronische versie van je klassieke werkbon. Je technieker registreert ter plaatse alle info in een app: klant- en projectgegevens, uitgevoerde werken, gebruikte materialen, gewerkte uren, verplaatsingen, foto’s en opmerkingen. De klant tekent digitaal af en je bon wordt automatisch opgeslagen in de cloud. Dankzij statussen, real-time inzicht en koppelingen naar planning, nacalculatie en facturatie stroomlijn je het hele proces - zonder papier of dubbele ingave. Lees meer over context, functies en inrichting in het module-overzicht voor de digitale werkbon.
Twijfel je nog tussen papier, Excel of digitaal? Dit overzicht helpt je kiezen. Lees het uitgebreide vergelijk: Digitale werkbon vs papieren werkbon.
| Variant | Voordelen | Nadelen | Beste voor |
|---|---|---|---|
| Papier | Eenvoudig, geen leercurve | Onleesbaar, verliesrisico, late facturatie | Kleine, zeldzame interventies |
| Excel | Flexibel sjabloon, goedkoop | Versiebeheer, geen handtekening, foutkans | Startende teams met laag volume |
| Digitaal | Realtime, foto’s, handtekening, koppelingen | Adoptie en inrichting vragen aandacht | Groeiende installateurs en service-teams |
Bepaal wat jij nodig hebt: aantal techniekers, offline werken, digitale handtekening, foto’s, verplichte velden, materiaal- en urenregistratie, planning en integraties met leveranciers. Test minstens 2 aanbieders met een proefaccount en laat 1 echte werf door je team uitvoeren. Voor een snelle, concrete walkthrough: Digitale werkbon bewerken in 13 korte stappen.
Overschakelen naar een online app? Overschakelen naar de Digabon online app: zo doe je dat.
Wil je meteen integreren met planning en facturatie binnen één omgeving? In Cafca Software beheer je je werkbonnen in de module Planning. Je krijgt een planbord voor binnen- en buitendienst, digitale bonnen, ondertekening en doorstroom naar facturatie. Prijs: €50 per maand excl. btw. Meer info: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/planning
Begin met je basisinstellingen: firmagegevens, logo, nummerreeksen, gebruikers en rollen. Maak daarna een werkbon-sjabloon met vaste en optionele velden, zodat techniekers vlot en uniform registreren. Definieer waar nodig verplichte velden om datakwaliteit te garanderen.
Veelgebruikte velden voor een Vlaams installatiebedrijf:
Importeer je klantenbestand en koppel je werkbon aan een project of serviceopdracht. In Cafca koppel je eenvoudig met Projects voor offertes, werfopvolging en nacalculatie. Prijs: €50 per maand excl. btw. Meer info: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/projecten. Voor overzicht per dossier gebruik je Project overview, inbegrepen in Projects: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/projectenoverzicht
Spreek met je team af hoe je registreert: per activiteit, per technieker, met of zonder pauzes en welke verplaatsingskost je hanteert. Koppel waar mogelijk artikelen met prijzen en btw-codes. Werk je met een magazijn of servicebus? Beheer je voorraad via de module Stock en boek direct uit op de werkbon. Prijs: €50 per maand excl. btw. Meer info: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/voorraad
Gebruik het planbord om de juiste technieker in te plannen op basis van beschikbaarheid, regio en skills. Geef tijdsvensters, reistijd en prioriteit mee. Met Planning synchroniseer je opdrachten naar de app en volg je statussen op. Zo vermijd je dubbele boekingen en verhoog je first-time fix.
Je technieker opent de werkbon, voert de checklist uit, noteert uren en materialen en voegt bewijsfoto’s toe. Bij oplevering leest hij de afspraken nog eens voor, laat de klant digitaal tekenen en verstuurt meteen de bevestiging per e-mail. Zorg dat opmerkingen voor facturatie en garantie duidelijk ingevuld zijn, zo bespaar je tijd aan de balie en discussie achteraf. Werk je in omgevingen met beperkt bereik? Zorg dat je oplossing offline kan registreren en later synchroniseert.
Na ondertekening controleer je de registratie en zet je de werkbon om naar factuur met de juiste tarieven en btw. Analyseer doorlooptijden, omzet per technieker en gebruikte onderdelen voor nacalculatie. Combineer met Service voor periodiek onderhoud en SLA’s. Prijs: €50 per maand excl. btw. Meer info: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/service
Met Cafca versnel je je werkbonproces met directe koppelingen. Haal artikels en prijzen op bij Cebeo, Desco en SmartSD, zodat techniekers op de werf meteen correcte materialen en prijzen kiezen. Via de Cafca Master Catalog onderhoud je centraal je stamartikelen. Koppel Time registration voor detailrapporten per activiteit en accurate nacalculatie. Prijs: €50 per maand excl. btw. Meer info: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/urenregistratie
Werk je veel met inkoop en leveringen op werf? Gebruik Purchases om bestelbonnen en leveranciersfacturen te beheren en koppel aan je werkbonnen en projecten. Prijs: €25 per maand excl. btw. Meer info: https://www.cafcasoftware.be/erp-software/aankopen
Meer praktische valkuilen en tips vind je in Tips en best practices voor digitale werkbonnen.
Ja. In de praktijk is een digitale handtekening met datum, tijdstip, IP- of toestelinfo, en een PDF-kopie voor de klant voldoende bewijslast bij betwistingen. Combineer met foto’s en duidelijke omschrijvingen. Zorg dat je klant vooraf geïnformeerd is over digitale ondertekening in je algemene voorwaarden.
Dat hangt af van je software. In Cafca’s Planning werk je offline verder wanneer er geen bereik is. Data synchroniseren automatisch zodra de technieker opnieuw verbinding heeft. Leer je team om bonnen vooraf te openen en cruciale info te cachen voor vertrek.
Minstens klant- en werfgegevens, datum en bonnummer, omschrijving van de werken, uren en materialen, eventuele verplaatsing, opmerkingen en de digitale handtekening van de klant. Voeg foto’s en checklists toe waar relevant voor bewijs en kwaliteitsborging.
