Digitale werkbon vs papieren werkbon: beste keuze in 2025

Twijfel je tussen een papieren werkbon en een digitale werkbon app? Voor installatiebedrijven in HVAC, sanitair, elektro, beveiliging en dakwerken draait het om sneller factureren, minder fouten en minder papierwerk. Hieronder zie je de verschillen in de praktijk, wat digitaal je concreet oplevert en hoe je in enkele stappen overstapt zonder je planning stil te leggen. Wil je de belangrijkste pluspunten eerst op een rij? Bekijk de voordelen van digitale werkbonnen voor installateurs.

De echte verschillen in de praktijk

Deze vergelijking focust op dagelijkse situaties bij techniekers en op kantoor, gebaseerd op veelvoorkomende processen bij KMO’s.

Werk je met de DigaBon-app van Cafca Software, dan worden ingevulde werkbonnen meteen gedeeld met kantoor, inclusief attesten, foto’s en klantondertekening. Integraties met groothandels en boekhoudsoftware versnellen de flow richting factuur.

Bekijk hoe de digitale werkbon in de praktijk werkt en welke features papieren bonnen vervangen.

Wat levert digitaal je op als installatiebedrijf?

• Sneller factureren: volledig ingevulde bonnen met uren en materialen staan direct klaar voor je boekhouding, zodat je cashflow verbetert.
• Minder fouten: verplichte velden, keuzelijsten en automatische controles verlagen foutkansen bij materiaalcodes en uren.
• Professionele uitstraling: klant ontvangt een nette, digitale bon met handtekening en attesten per e-mail.
• Realtime zicht: planning en statusupdates geven je team grip op openstaande interventies en SLA’s.
• Minder administratie: geen scannen of overtypen meer, en dossiers zijn centraal vindbaar in de cloud.

Wil je de winst in tijd en kosten voor jouw team kwantificeren? Bereken je tijdbesparing door te digitaliseren.

In 4 stappen overstappen naar een digitale werkbon

1. Inventariseer je proces: welke velden heb je nodig, welke attesten, welke gegevens moeten naar je boekhouding?
2. Start met een pilootploeg: laat 1-2 teams testen op echte werven en finetune verplichte velden en sjablonen.
3. Koppel je systemen: link de werkbon app met je groothandel en boekhoudsoftware voor automatische dataflow.
4. Train en uitrollen: korte opleiding voor techniekers en backoffice, met duidelijke afspraken over workflow en naming.

Met DigaBon helpt Cafca Software je met advies, implementatie en opleiding via de Cafca Academy, inclusief handleidingen, video’s en helpdesk.

Snel iets aanpassen aan een bon? Volg het stappenplan voor digitale werkbon bewerken in 13 korte stappen.

Klaar om papier definitief achter je te laten? Lees de handleiding voor overschakelen van papieren naar digitale werkbon.

FAQ over digitale en papieren werkbonnen

Voor welke sectoren is een digitale werkbon het meest geschikt?

Voor HVAC, sanitair, elektro, alarm- en beveiligingssystemen en dakwerken. Overal waar je uren, materialen en attesten moet registreren, levert een werkbon app direct winst op.

Kun je offline werken en later synchroniseren?

Ja. Met DigaBon werken techniekers offline verder. Zodra er verbinding is, synchroniseert de app automatisch met het kantoor en de cloud.

Moet ik meteen 100 procent digitaal gaan?

Niet per se. Begin met een piloot en kritieke flows. Zodra de kinderziektes eruit zijn, schaal je door naar alle teams en documenttypes.

Wil je zien hoe dit werkt voor jouw bedrijf? Probeer de digitale werkbon met DigaBon en versnel je administratieve flow zonder extra papier. Bezoek www.cafcasoftware.be voor een demo.