De digitale werkbon: 5 redenen waarom je moet overstappen - Cafca Software

Share

Je beseft als zelfstandige installateur dat een papieren werkbon verre van ideaal is. Je stoort er je met name al langer aan dat je techniekers onleesbare papieren te laat invullen. En dat je nadien uren en uren verliest aan het ontcijferen ervan, samen met het opzoeken van prijzen en het opstellen van de facturen. Om nog maar te zwijgen van het invullen en opvolgen van HVAC- en btw-attesten. En ervoor te zorgen dat je op tijd de betalingen ontvangt.

Kortom: de administratieve bedrijfsprocessen worden ook bij jou alsmaar complexer, zodat een centralisatie van alle informatie handig zou zijn. En eigenlijk is de oplossing simpel: een digitale werkbon, ondersteund door een branchegerichte backoffice. Concreet worden alle materialen en onderdelen, het adres van de klant, de vereiste werkuren en zelfs de nodige attesten aangemaakt en ondertekend op een digitale werkbon app, die geïnstalleerd wordt op de smartphone of tablet van je medewerkers. Een aanpassing in je bedrijfsproces, die tal van voordelen oplevert. Wij sommen de vijf belangrijkste op:

1. Gedaan met de papieren werkbonnen op uw bureau

Naast het onleesbare geschrift van uw techniekers, ontbreken belangrijke zaken zoals de handtekening van de klant op de werkbon of het attest. De werkuren die met de natte vinger ingevuld worden: het is niet meer van deze tijd. Of wil je niet langer het risico lopen dat de papieren werkbon verloren raakt?

Zie hier, de digitale werkbon! Met behulp van een app volgen je techniekers de chronologische stappen om alle vereiste gegevens te verzamelen en worden meteen de klant- en installatiegegevens geactualiseerd. De opgeslagen informatie is uniform en leesbaar, en ten allen tijde voor jou beschikbaar.

Een extra voordeel is de compatibiliteit van de app met de Cafca backoffice, voor de verdere afhandeling naar de projecten en de facturen. Ook alle foto’s, verbruikte materialen, checklijsten, enzovoort worden aan de historiek van de klant gelinkt en zijn vlot toegankelijk. Een digitale werkbon staat dus voor overzicht, efficiëntie en kostenbesparing op vlak van papier en administratie.

Gedaan met de papieren werkbonnen

2. Ga voor een professionele uitstraling van uw bedrijf

Je techniekers arriveren met een tablet bij je klanten, in plaats van met een bundel papieren blaadjes. Dankzij de app is alle nodige informatie beschikbaar voor je installateurs, zodat zij ook perfect op de hoogte zijn van alle voorgaande werken of herstellingen. Om een betere inschatting te maken van de uit te voeren werken kunnen ook plannen, foto’s en documenten worden toegevoegd aan een specifieke werkbon. Koppel de digitale werkbon aan je stockbeheer en vermijd dat er nog nodeloos heen en weer wordt gereden voor dat ene vergeten onderdeel.

3. Je installateurs staan constant met jou in verbinding 

De planner kan je verschillende installateurs op de baan bijvoorbeeld digitaal aansturen. De werken worden vlot voorbereid, en praktisch alle communicatie digitaal verloopt. Last-minute aanpassingen verschijnen onmiddellijk op de tablet, gedaan met die eindeloze telefoontjes. Duidelijke en overzichtelijke werkinstructies staan garant voor permanente kwaliteit van jouw service.

4. Factureer veel sneller en transparanter

Extra voordeel: je hebt meer tijd en ruimte voor extra controles en het beantwoorden van de verschillende offerteaanvragen. De software zal immers automatisch voor jou de juiste prijzen berekenen van de nodige onderdelen en de vereiste werkuren. Tijdens de registratie van de uit te voeren werken kunnen je techniekers checklijsten overlopen, foto’s toevoegen, de verplichte onderdelen invullen en hieraan herinnerd worden door ingestelde reminders. Op die manier ben je zeker van een correcte en snelle administratie.

5. Krijg een duidelijk overzicht van de kosten en opbrengsten in uw bedrijf

Zo heb je als zaakvoerder alle informatie in handen om die dagelijks die belangrijke beslissingen te nemen als ondernemer, om zo te kunnen blijven innoveren!

Ben je nieuwsgierig geworden? Vraag dan vandaag nog vrijblijvend een demoversie aan van onze Digabon. Zo kan je de digitale werkbon ook uitproberen in jouw bedrijf.

Wist je trouwens dat aan onze mobiele werkbon app nog tal van andere handige functies kunnen worden toegevoegd, zoals een prikklok of track en trace? Ga zo voor een compleet beheer-softwarepakket, op maat van jouw bedrijf.

 

Vraag vrijblijvend een demo aan!

 

TIPS, UPDATES EN NIEUWTJES

Altijd als eerste op de hoogte? Schrijf je in op onze e-mail nieuwsbrief