Hoe een correcte en concurrentiële offerte maken? 5 tips

We hoeven je niet te vertellen hoe belangrijk het is dat je bedrijf geregeld nieuwe opdrachten binnenhaalt. Het opstellen van offertes is daarbij belangrijk, zodat je bedrijf ook verder blijft groeien en bloeien. Een goede offerte bevat altijd een gedetailleerde beschrijving van de werken of diensten die jij voor de klant aanbiedt, samen met een aantal voorwaarden zoals het uurtarief en de planning. Veel zaakvoerders vinden het maken van concurrentiële offertes echter niet zo een eenvoudig. En vooral ook tijdrovend.

Heb je nog wat tips nodig, zodat je potentiële nieuwe klanten sneller overtuigt met je offertes? Lees dan zeker verder:

1. Zorg dat je alle noodzakelijke informatie hebt

Je dient als zaakvoerder te zorgen dat je over alle essentiële informatie beschikt, om potentiële klanten een correcte prijsofferte te bezorgen. Er is zeker niets mis met extra inlichtingen te vragen over de opdracht. Het toont juist de nodige interesse en toewijding.

Een korte checklist met alle info die je zeker nodig hebt:

• Informatie over het budget van de klant. Is dit voldoende om de aangegeven werken te kunnen uitvoeren? Is de prijs een doorslaggevende factor voor de klant?
• Zorg dat je steeds contact hebt met diegene die beslist of de opdracht al dan niet aan jou wordt toegewezen. Het is belangrijk dat deze persoon mee is met je verhaal.
• Wanneer zou de klant de werken graag uitgevoerd zien? Is deze deadline haalbaar?
• Zorg dat je een duidelijk beeld heeft van de opdracht en de wensen van de klant, over de manier waarop de werken moeten worden uitgevoerd.

2. Denk aan de verplichte zaken

Er zijn een aantal elementen die zeker in je offerte moeten worden opgenomen. We sommen deze even op:

• De gegevens van je bedrijf en die van de klant
• de datum van opmaak van de offerte
• een offertenummer
• de uit te voeren werken
• je overeenkomstig prijsvoorstel (inclusief timing en de geldigheidsduur van je prijsofferte).

3. Maak het beste prijsvoorstel

Een goede verstandhouding met je klanten start bij de offerte. Zorg dat de klant op de hoogte is van het globale kostenplaatje. Niets zo vervelend als achteraf nog onverwachte kosten te moeten aanrekenen. Geef daarom duidelijk en overzichtelijk aan wat de werken zijn en welke kostprijs hier telkens aan vast hangt.

Een bijkomende tip is om je offerte zo snel mogelijk te versturen en hierbij een korting of dienst aan te bieden voor de snelle beslissers. Een kleine kost voor jou, die echter bepalend kan zijn of een klant al dan niet voor jouw bedrijf kiest.

4. Schrijf een begeleidende tekst, op maat van je klant

Zorg dat je je offertes zo klantvriendelijk mogelijk opstelt en afstemt op de situatie van de klant. De offerte wordt pas boeiend voor de klant wanneer hij inziet dat je zijn situatie helemaal begrijpt. Bij de voor jou meest waardevolle klanten om aan boord te halen, loont het zeker de moeite om je offerte te voorzien van een persoonlijke e-mail of klassieke brief. Maak deze zeker in de taal van de klant. Het is bovendien een ideale gelegenheid om de sterktes van je bedrijf in de verf te zetten en eventueel relevante documenten mee te sturen. Hiermee win je niet alleen sympathie, maar trek je twijfelende klanten over de streep om met jouw bedrijf in zee te gaan.

Zorg daarbij ook voor een professionele look naar vorm en inhoud. Personaliseer je prijsvoorstel bijvoorbeeld met je logo en huisstijl. Schrijffouten zijn een absolute afknapper en geven je professionele imago een ferme deuk. Lees je offerte daarom zeker nog eens na, voor deze de deur uitgaat!

5. Ga voor efficiëntie

Blijf niet langer knoeien met Word of Excel, voor de opmaak van je offertes. Bespaar tijd en geld door jouw prijsvoorstellen te maken met speciaal hiervoor ontwikkelde softwarepakketten, zoals DigaCommerce. Deze module wordt ondersteund door stambestanden zoals de klantgegevens, prijslijsten, standaardposten, teksten, calculatiemethodieken en geeft een voorcalculatie. Al je offertes staan dan online en zijn overal beschikbaar. Ideaal ook om de stand van zaken op te volgen van openstaande offertes, waar je nog geen reactie op hebt ontvangen. Situaties die om snelle actie vragen en waarbij je deze potentiële klanten nog eens moet contacteren voor de vervaldatum.

Start vandaag nog!

Ga voor uniformiteit en tijdswinst en start vandaag met een praktisch softwarepakket om snel je offertes te maken en je kansen op succes te verhogen. Vraag vrijblijvend een demoversie aan van onze DigaCommerce en kijk wat Cafca Software voor jou kan betekenen.

Wist je trouwens dat aan onze DigaCommerce nog tal van andere handige functies kunnen worden toegevoegd, zoals facturatiesoftware om je offertes eenvoudig om te zetten in facturen? Ga daarom voor een compleet beheer-softwarepakket, op maat van jouw bedrijf.