Elektronisch factureren wordt binnenkort de standaard in de installatiebranche. Met Peppol ben je als installatiebedrijf klaar voor de toekomst: sneller factureren, minder fouten en voldoen aan de wetgeving. Of je nu actief bent in HVAC, sanitair, elektriciteit, beveiliging of dakwerken – met Cafca Software maak je e-facturatie via Peppol eenvoudig en veilig. In deze gids lees je alles wat je moet weten over Peppol, de voordelen voor jouw bedrijf, de wettelijke verplichtingen en hoe je in enkele stappen Peppol-ready wordt.
Wat is Peppol en waarom is het belangrijk voor installatiebedrijven?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een Europees netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig en gestandaardiseerd elektronische facturen en andere documenten kunnen uitwisselen. In België en Nederland wordt Peppol steeds vaker de norm, zeker nu de overheid en steeds meer zakelijke klanten elektronische facturen via Peppol eisen. Vanaf 2026 wordt e-facturatie in België zelfs verplicht voor alle B2B-transacties, met Nederland die vergelijkbare stappen voorbereidt.
Voor installatiebedrijven betekent Peppol een grote stap richting digitale efficiëntie. Je verzendt en ontvangt facturen direct vanuit je boekhoud- of ERP-systeem, zonder handmatig werk of kans op fouten. Daarnaast verklein je het risico op fraude en voldoe je automatisch aan de nieuwste wettelijke eisen. Meer over de toekomst en achtergrond lees je in alles over Peppol-facturatie: de toekomst van e-facturatie.
De voordelen van e-facturatie via Peppol voor installatiebedrijven
- Snellere verwerking: Facturen worden direct digitaal verstuurd en ontvangen, waardoor je sneller betaald krijgt.
- Minder fouten: Automatische gegevensuitwisseling voorkomt tikfouten en ontbrekende informatie.
- Kostenbesparing: Minder papierwerk, minder administratieve uren en lagere portokosten.
- Veiligheid: Peppol werkt met strenge authenticatie en versleuteling, zodat je facturen veilig blijven.
- Wettelijke naleving: Je voldoet automatisch aan de Europese en nationale regelgeving rond e-facturatie.
- Internationaal gemak: Werk je met buitenlandse partners? Peppol is in heel Europa en daarbuiten geaccepteerd.
Wil je alle voordelen en concrete toepassingen nog eens op een rijtje? Lees dan verder in het artikel e-facturatie voordelen Peppol.
Wettelijke verplichtingen rond Peppol en e-facturatie (België & Nederland)
In België is e-facturatie via Peppol vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle bedrijven die zakendoen met andere ondernemingen (B2B). Dat betekent dat je als installatiebedrijf alleen nog elektronische facturen mag sturen en ontvangen via erkende netwerken zoals Peppol. In Nederland is e-facturatie al verplicht voor leveranciers aan de overheid, en er wordt gewerkt aan bredere invoering voor het bedrijfsleven. Door nu al te starten met Peppol voorkom je last-minute stress en ben je direct compliant als de regels ingaan.
- Verplichting geldt voor zowel verkoop- als aankoopfacturen
- Ook kleinere installatiebedrijven vallen onder de nieuwe regels
- Boetes bij niet-naleving zijn mogelijk vanaf de ingangsdatum
Ben je installateur en wil je weten wat dit in concreet voor jouw werk betekent? Check dan e-facturatie via Peppol: wat je moet weten als installateur.
Hoe werkt Peppol in de praktijk voor installatiebedrijven?
Als installatiebedrijf kun je Peppol gebruiken om facturen direct vanuit je vertrouwde software te versturen en te ontvangen. Je kiest een Peppol-ready boekhoud- of ERP-pakket, zoals Cafca Software, en koppelt je bedrijf eenvoudig aan het Peppol-netwerk. Daarna gaat het proces grotendeels automatisch:
- Je maakt een factuur aan in je software.
- De factuur wordt automatisch omgezet naar het juiste Peppol-formaat.
- De factuur wordt veilig via het Peppol-netwerk naar de klant gestuurd.
- Je klant ontvangt de factuur direct in zijn eigen systeem.
- Ontvang je zelf een factuur via Peppol? Dan komt deze direct in je inkoopadministratie terecht.
Dankzij deze digitale workflow bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je altijd overzicht over je administratie. Ontdek binnenkort meer over hoe inkomende aankoopfacturen automatisch via Peppol worden verwerkt met Cafca in het nieuwsbericht koppeling Peppol voor ontvangen aankoopfacturen binnenkort live in Cafca Windows.
Peppol en sector-specifieke eisen: installatiebranche en bouw
In de installatiebranche zijn er vaak extra gegevens nodig op facturen, bijvoorbeeld projectnummers, werkbonreferenties of specifieke bouwplaatsinformatie. Peppol ondersteunt sector-specifieke velden, zodat je als installatiebedrijf voldoet aan de eisen van je opdrachtgevers, zoals bouwbedrijven, woningcorporaties of overheden. Cafca Software zorgt ervoor dat deze extra velden automatisch worden toegevoegd waar nodig, zodat je facturen altijd correct en volledig zijn.
- Ondersteuning van bouw- en installatievelden (zoals werkbonnummer, projectreferentie)
- Automatische validatie op Peppol-compliance
- Directe integratie met jouw bestaande processen
Praktische stappen: zo word je als installatiebedrijf Peppol-ready
- Informeer je team: Leg uit waarom Peppol belangrijk is en wat de voordelen zijn.
- Kies een Peppol-ready softwarepakket: Met Cafca Software kun je direct aan de slag, zowel in de cloud als op Windows.
- Registreer je bedrijf op het Peppol-netwerk: Dit gebeurt meestal via je softwareleverancier.
- Test het verzenden en ontvangen van e-facturen: Stuur een testfactuur naar een partner of naar jezelf.
- Blijf up-to-date: Volg de updates van Cafca Software en neem deel aan trainingen of webinars voor optimale inzet.
Wil je naast Peppol ook weten hoe je boekhouden verder automatiseert? Bekijk dan de praktische toelichting efficiënt boekhouden met de koppeling tussen Cafca Software en Yuki.
Hoe ondersteunt Cafca Software jouw overstap naar Peppol?
Cafca Software maakt e-facturatie via Peppol eenvoudig, veilig en betrouwbaar. Of je nu een eenmanszaak hebt of een installatiebedrijf met tientallen medewerkers, met Cafca profiteer je van:
- Volledige integratie van Peppol in zowel verkoop- als aankoopmodules
- Beschikbaar in Cafca Cloud en Cafca Windows
- Gebruiksvriendelijke interface, afgestemd op de installatiebranche
- Handleidingen, instructievideo’s en een uitgebreide kennisbank
- Persoonlijke ondersteuning via chat, e-mail en telefoon
- Opleidingen en trainingen, zowel online als op locatie
- Geen lange contracten, flexibele abonnementen en eigendom over je eigen data
Met meer dan 35 jaar ervaring in de sector weet Cafca precies wat installatiebedrijven nodig hebben voor een soepele digitale transitie. Wil je daarnaast profiteren van alle voordelen van een modern online facturatieprogramma? Lees dan voordelen online facturatieprogramma.
Veelgestelde vragen over Peppol voor installatiebedrijven
Wat is het verschil tussen een gewone e-factuur en een Peppol-factuur?
Een gewone e-factuur kan elk digitaal bestand zijn (zoals een PDF), maar een Peppol-factuur is een gestandaardiseerd, gestructureerd bestand dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Peppol-facturen voldoen aan internationale standaarden en zijn direct geschikt voor automatische verwerking en archivering.
Is Peppol verplicht voor kleine installatiebedrijven?
Ja, vanaf 2026 geldt de verplichting voor alle bedrijven in België die B2B-facturen sturen of ontvangen, ongeacht de grootte. Ook in Nederland zal deze verplichting naar verwachting breder worden ingevoerd. Door nu al te starten ben je goed voorbereid.
Hoe weet ik of mijn klant of leverancier Peppol gebruikt?
Met de Peppol Directory of de Participant Lookup Tool kun je eenvoudig opzoeken of een bedrijf is aangesloten. In Cafca Software wordt automatisch gecontroleerd of je ontvanger via Peppol bereikbaar is.
Kan ik met Cafca Software ook aankoopfacturen via Peppol ontvangen?
Ja, zowel verkoop- als aankoopfacturen kunnen via Peppol worden verstuurd en ontvangen met Cafca Software. De software verwerkt deze facturen direct in je administratie.
Wat als mijn klant nog geen Peppol gebruikt?
Je kunt in dat geval nog steeds een factuur sturen via e-mail of als PDF. Het is echter verstandig om je klanten te informeren over de voordelen van Peppol, zodat ook zij de overstap kunnen maken.
Hoe veilig is factureren via Peppol?
Peppol maakt gebruik van strenge beveiligingsprotocollen en versleuteling. Alleen erkende partijen hebben toegang tot het netwerk, waardoor de kans op fraude of interceptie minimaal is.
Welke ondersteuning biedt Cafca Software bij de overstap naar Peppol?
Cafca Software biedt uitgebreide handleidingen, instructievideo’s, een kennisbank en persoonlijke ondersteuning. Je kunt rekenen op directe hulp via chat, e-mail of telefoon, en er zijn trainingen beschikbaar om je team snel wegwijs te maken.
.png?width=56&name=brand-shape%20(3).png)
