Vanaf 1 januari 2026 verandert er veel voor Belgische installatiebedrijven: gestructureerde elektronische facturen via Peppol worden verplicht voor alle B2B-transacties. Dit heeft een directe impact op je dagelijkse administratie, facturatie en klantrelaties. Met Peppol e-facturatie werk je sneller, nauwkeuriger en voldoe je automatisch aan de nieuwste wettelijke eisen. Ontdek in dit artikel wat de verplichting precies inhoudt, hoe je je als installatiebedrijf optimaal voorbereidt en hoe Cafca Software je hierbij ondersteunt.
Wat is Peppol e-facturatie en waarom wordt het verplicht?
Peppol e-facturatie is een systeem waarbij facturen niet langer als PDF of op papier worden verstuurd, maar als gestructureerde elektronische documenten (meestal in UBL- of XML-formaat) via het beveiligde Peppol-netwerk. Dit netwerk zorgt ervoor dat facturen automatisch en veilig van de verzender naar de ontvanger worden gestuurd, zonder handmatige verwerking of risico op fouten. De Belgische overheid voert deze verplichting in om fraude te bestrijden, administratieve lasten te verlagen en de verwerking van facturen te versnellen. Meer weten over dit onderwerp? Lees wat de voordelen zijn van e-facturatie via Peppol.
- Automatische verwerking van facturen in je boekhoudpakket
- Snellere betalingen dankzij minder fouten en handmatige controles
- 100% wettelijke conformiteit vanaf 2026
Voor wie geldt de Peppol e-facturatie verplichting in België?
De nieuwe e-facturatieplicht geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die goederen of diensten leveren aan andere Belgische btw-plichtigen (B2B). Het maakt daarbij niet uit of je een eenmanszaak of een KMO bent, of je nu actief bent in HVAC, sanitair, elektriciteit, beveiliging of dakwerken. Ook buitenlandse bedrijven met een Belgische btw-registratie vallen onder de verplichting. Enkel transacties met particulieren (B2C) en enkele specifieke uitzonderingen vallen buiten de scope.
- Alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen verplicht via Peppol
- Buitenlandse bedrijven met Belgische btw-registratie zijn ook verplicht
- B2C-transacties en bepaalde vrijgestelde sectoren zijn uitgezonderd
Uitzonderingen op de verplichting
Niet alle bedrijven en transacties vallen onder de nieuwe regels. Uitzonderingen gelden onder andere voor:
- Niet-Belgische btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België
- Forfaitaire btw-plichtigen
- Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen (art. 44 btw-wetboek) verrichten
- Gefailleerde btw-plichtigen
Daarnaast zijn er situaties waarin je niet verplicht bent gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, bijvoorbeeld als je uitsluitend vrijgestelde handelingen verricht. Voor een volledig overzicht kun je terecht op de website van FOD Financiën.
Hoe werkt factureren via het Peppol-netwerk?
Factureren via Peppol betekent dat je facturen elektronisch verzendt en ontvangt via een beveiligd netwerk, waarbij zowel de verzender als ontvanger aangesloten zijn op een Peppol Access Point. Cafca Software biedt directe integratie met Peppol, zodat je als installatiebedrijf geen extra handmatige stappen hoeft te zetten. Zodra je een factuur aanmaakt in Cafca Cloud, Mobile of Windows (met de juiste update), wordt deze automatisch in het juiste formaat verzonden via Peppol naar je klant of leverancier. Lees hier hoe Peppol-facturatie werkt met Cafca Software.
- Je maakt een factuur aan in je Cafca-software
- De factuur wordt automatisch omgezet naar het juiste elektronische formaat
- De factuur wordt veilig verzonden via het Peppol-netwerk
- De ontvanger ontvangt de factuur direct in zijn eigen boekhoudsysteem
Dit proces zorgt voor minder fouten, snellere verwerking en directe terugkoppeling bij eventuele problemen. Meer weten of Peppol geschikt is voor jouw branche? Bekijk deze praktische uitleg voor installateurs over Peppol.
Welke voordelen biedt Peppol e-facturatie voor installatiebedrijven?
De overstap naar Peppol e-facturatie brengt niet alleen wettelijke zekerheid, maar biedt ook tal van praktische voordelen voor installatiebedrijven:
- Snellere betaling door directe verwerking bij de klant
- Minder administratieve fouten en manuele verwerking
- Volledige traceerbaarheid en beveiliging van facturen
- Eenvoudige aansluiting op boekhoudsoftware via Cafca
- Toekomstbestendig: voorbereid op verdere digitalisering en e-rapportering
Door te kiezen voor een softwarepakket dat Peppol volledig ondersteunt, ben je klaar voor de toekomst en werk je efficiënter dan ooit. Wil je meer verdieping over Peppol, regelgeving en de toekomst van e-facturatie? Lees dan alles over Peppol-facturatie in dit achtergrondartikel.
Hoe bereid je je als installatiebedrijf voor op Peppol e-facturatie?
Begin tijdig met de voorbereiding op de nieuwe regelgeving. Cafca Software ondersteunt je bij elke stap, van de eerste configuratie tot de dagelijkse praktijk. Zo verloopt de overgang soepel en zonder onderbrekingen in je facturatieproces.
Checklist: Peppol-ready worden met Cafca Software
- Controleer of je werkt met de nieuwste versie van Cafca Cloud, Mobile of Windows
- Vraag indien nodig de Peppol-update aan voor Cafca Windows
- Volg de beschikbare handleidingen en instructievideo’s voor Peppol e-facturatie
- Neem deel aan een opleiding of webinar van Cafca-consultants
- Test het verzenden en ontvangen van een elektronische factuur via Peppol
- Informeer je klanten en leveranciers over de overstap
Met deze stappen ben je als installatiebedrijf klaar voor de verplichte e-facturatie in 2026. Wil je weten hoe je je administratie verder kunt digitaliseren en automatiseren? Bekijk dan ons artikel over het automatiseren van je administratie.
Veelgestelde vragen over Peppol e-facturatie België 2026
Wat is het verschil tussen een elektronische factuur en een PDF-factuur?
Een elektronische factuur is een gestructureerd digitaal bestand (zoals UBL/XML) dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware. Een PDF-factuur is een afbeelding of document die handmatig moet worden verwerkt en vanaf 2026 niet meer voldoet aan de wettelijke eisen voor B2B-facturatie in België.
Moet ik Peppol e-facturatie gebruiken voor alle klanten?
De verplichting geldt voor alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Voor B2C-transacties of facturen aan niet-Belgische klanten gelden andere regels. Raadpleeg je boekhouder of de FOD Financiën voor specifieke situaties.
Hoe weet ik of mijn software klaar is voor Peppol?
Als je werkt met Cafca Cloud of Mobile ben je direct klaar voor Peppol e-facturatie. Gebruik je Cafca Windows? Vraag dan naar de nieuwste update met Peppol-integratie. Raadpleeg de handleidingen of neem contact op met de Cafca helpdesk voor ondersteuning.
Kan ik ondersteuning krijgen bij de overstap naar Peppol?
Ja, Cafca Software biedt uitgebreide ondersteuning, inclusief handleidingen, instructievideo’s, opleidingen en persoonlijke begeleiding door een vaste consultant. Zo verloopt de overgang naar Peppol vlot en zonder zorgen. Bekijk ook het overzicht met veelgestelde vragen over digitale facturatie en administratieve automatisering.
Wat gebeurt er als ik na 1 januari 2026 niet via Peppol factureer?
Facturen die niet voldoen aan de nieuwe eisen worden als ongeldig beschouwd. Dit kan leiden tot administratieve boetes en problemen bij de btw-aangifte. Zorg dus dat je tijdig overstapt om sancties te voorkomen.
Samenvatting: zo maak je je klaar voor Peppol e-facturatie
De overstap naar Peppol e-facturatie is voor Belgische installatiebedrijven onvermijdelijk en biedt tegelijk kansen voor efficiënter en veiliger werken. Door nu al te kiezen voor een softwarepartner als Cafca Software, die Peppol volledig ondersteunt en je persoonlijk begeleidt, ben je klaar voor de toekomst van digitale facturatie. Start vandaag nog met de voorbereidingen en profiteer van de voordelen van Peppol e-facturatie!
.png?width=56&name=brand-shape%20(3).png)
.jpg?width=300&name=Kopie%20van%20Cafca%20acadamy%201%20(4).jpg)