Delen
In de installatiebranche draait alles om een vlotte planning, heldere communicatie en nauwkeurige administratie. Toch verliezen veel installatiebedrijven nog dagelijks tijd en geld door omslachtige urenregistratie in de buitendienst. Denk aan papieren briefjes die zoekraken, dubbele invoer in Excel of onduidelijkheid over wie, waar en wanneer heeft gewerkt. Met efficiënte tijdsregistratie in de buitendienst – volledig digitaal, geïntegreerd en gekoppeld aan projecten – krijg je grip op je werkuren, verplaatsingen en loonkosten. Ontdek hoe slimme tools zoals Cafca Tijdsregistratie jouw installatiebedrijf tijd, frustratie én boetes besparen.
Waarom is efficiënte tijdsregistratie in de buitendienst zo belangrijk?
Elke minuut telt wanneer je teams op verschillende locaties aan het werk zijn. Inefficiënte urenregistratie leidt niet alleen tot verloren tijd, maar ook tot fouten in loonberekening, vertragingen in facturatie en risico op discussies met personeel of de sociale inspectie. Zeker in sectoren als HVAC, sanitair, elektrotechniek of dakwerken is correcte registratie essentieel om aan wettelijke verplichtingen te voldoen – zoals checkin@work – en om je marges gezond te houden.
- Snellere en foutloze loonverwerking
- Direct inzicht in projecturen en kosten
- Vlotte naleving van sociale wetgeving
- Minder administratieve rompslomp voor kantoor én buitendienst
Veelvoorkomende uitdagingen bij urenregistratie in de buitendienst
Handmatige registratie: bron van fouten en frustratie
Papieren werkbriefjes of losse Excel-sheets zijn nog vaak de standaard. Maar handmatige registratie is foutgevoelig: uren worden vergeten, briefjes raken kwijt of zijn onleesbaar, en dubbele invoer kost tijd. Dit leidt tot onbetrouwbare gegevens en onnodige discussies over uitbetaling. Wil je meer weten over het voorkomen van fouten en het stroomlijnen van dit proces? Lees dan over de digitale werkbon in ERP-software en hoe dit proces volledig geautomatiseerd kan worden.
Verlies van productiviteit door omslachtige administratie
Wanneer monteurs na hun werkdag nog hun uren moeten noteren of inleveren, gaat er kostbare tijd verloren. Ook op kantoor betekent het verzamelen, controleren en invoeren van uren een flinke belasting. Hierdoor blijft minder tijd over voor klantgericht werk of het optimaliseren van processen. Overweeg daarom een slimme tijdsregistratie-oplossing binnen je ERP software die dit volledig automatiseert.
Onvolledige of onjuiste registratie van verplaatsingen en pauzes
In de praktijk is het lastig om alle verplaatsingen, pauzes en werkuren correct te noteren. Dit kan leiden tot onnauwkeurige projectcalculaties en zelfs boetes bij controles door de Sociale Zekerheid, zeker als checkin@work niet correct gebeurt. Specifiek voor urenregistratie in de buitendienst binnen ERP software biedt digitale registratie ook onderweg of op locatie uitkomst.
De voordelen van digitale tijdsregistratie voor installatiebedrijven
Door te kiezen voor een digitale oplossing zoals Cafca Tijdsregistratie, transformeer je de manier waarop je buitendienstmedewerkers hun uren registreren. Dit levert direct voordelen op voor zowel het personeel als de administratie.
- Automatische koppeling met locatie en project: Elke registratie wordt direct aan het juiste project en de juiste locatie gelinkt.
- Realtime overzicht: Zowel de medewerker als de planner zien altijd wie waar aan het werk is en hoeveel uren zijn gemaakt.
- Naadloze integratie met checkin@work: Automatische registratie bij de Sociale Zekerheid, geen boetes meer door vergeten aanmeldingen.
- Directe loonverwerking: Uren worden automatisch vertaald naar correcte loonopdrachten en nacalculaties.
- Geen papieren rompslomp meer: Alles gebeurt via smartphone of voertuig, zonder losse apps of briefjes.
Hoe werkt efficiënte tijdsregistratie met Cafca Software?
CafcaTrack tool: registratie vanuit het voertuig
Met de CafcaTrack tool registreer je werkuren direct in het voertuig. Zodra een medewerker vertrekt van thuis, kantoor of het project, worden de tikkingen automatisch gekoppeld aan de juiste locatie. Dit levert een glashelder overzicht op van gewerkte uren, verplaatsingen en pauzes – zonder dat de medewerker handmatig iets hoeft in te vullen. Aan het einde van de maand kun je met één klik de loonopdrachten en projectnacalculaties genereren. Wil je weten hoe digitale tijdsregistratie praktisch werkt voor je loonadministratie in de praktijk? Lees dit praktijkvoorbeeld over efficiënte loonadministratie en tijdsregistratie.
- Automatische herkenning van vertrek- en aankomstlocaties
- Direct inzicht in alle verplaatsingen per project
- Geen discussie meer over gewerkte uren
Webuur App: uren registreren via smartphone
Liever registreren via de smartphone? Met de Webuur App van Cafca leg je met één tik werkuren vast, waar je ook bent. De app is eenvoudig in gebruik, altijd up-to-date en zorgt ervoor dat de administratie moeiteloos verloopt. Uren worden automatisch gekoppeld aan het juiste project en verwerkt in de loonadministratie. Ontdek in deze blog over online urenregistratie de voordelen van digitaal bijhouden van uren, ook op afstand.
- Gebruiksvriendelijke interface, minimale leercurve
- Altijd inzicht in eigen uren en openstaande taken
- Automatische synchronisatie met kantoor
Volledige integratie met checkin@work
De tijdsregistratiemodule van Cafca is volledig geïntegreerd met checkin@work. Dit betekent dat medewerkers automatisch worden aangemeld bij de Sociale Zekerheid zodra ze op locatie beginnen. Je voldoet dus altijd aan de wettelijke verplichtingen, zonder extra handelingen of risico op boetes.
Praktijkvoorbeeld: Algemene Dakwerken Boets BVBA
Algemene Dakwerken Boets BVBA uit Tongeren bespaart dagelijks tijd dankzij Cafca Software:
"Door Cafca te integreren kunnen we op een eenvoudige manier onze administratie afhandelen, wat ons enorm veel tijd bespaart. Verder is het ongelooflijk fijn om alle data en functionaliteiten gecentraliseerd te hebben op één platform. Kort samengevat: wij zijn fan en raden het iedere collega-dakwerker zeker aan!"
Veelgestelde vragen over efficiënte tijdsregistratie in de buitendienst
Hoe werkt de koppeling met checkin@work precies?
Zodra een medewerker via de CafcaTrack tool of Webuur App op een projectlocatie aankomt, wordt deze automatisch aangemeld bij checkin@work. Je hoeft dus geen aparte app te gebruiken of handmatig gegevens door te geven. Dit voorkomt boetes en zorgt voor volledige compliance.
Kan ik uren registreren per project en per medewerker?
Ja, elke registratie wordt automatisch gekoppeld aan het juiste project en de juiste medewerker. Zo heb je altijd een overzicht van de gemaakte uren per project, team of individu – ideaal voor nacalculatie en rapportage. Benieuwd naar de mogelijkheden die tijdsregistratie specifiek voor installateurs biedt? Lees het artikel over tijdsregistratie voor installateurs.
Wat gebeurt er als een medewerker een fout maakt in de registratie?
De Cafca Tijdsregistratie biedt de mogelijkheid om registraties eenvoudig te corrigeren, zowel via de app als via het kantoorportaal. Zo blijft je administratie altijd kloppend en actueel.
Is de oplossing geschikt voor kleine en middelgrote installatiebedrijven?
Absoluut. Cafca Software is specifiek ontwikkeld voor KMO’s tot 50 medewerkers in sectoren als HVAC, sanitair, elektrotechniek, beveiliging en dakwerken. De oplossing groeit mee met je bedrijf en is eenvoudig schaalbaar.
Wat zijn de kosten en welke ondersteuning biedt Cafca?
De tijdsregistratiemodule kost €50 per maand. Implementatie en basisopleiding zijn verplicht, zodat je vlot van start kunt. Cafca is erkend opleidingsverstrekker, waardoor je tot 30% van de opleidingsfactuur kunt terugkrijgen via de KMO Portefeuille. Daarnaast krijg je advies, demo’s en toegang tot klantverhalen.