Wat is capaciteitsplanning?

De juiste technicus met de juiste skills op het juiste moment bij de klant krijgen is geen toeval. Capaciteitsplanning helpt je om vraag naar werk af te stemmen op de beschikbare uren en vaardigheden in je ploeg. Voor installatiebedrijven in HVAC, sanitair, elektro, beveiliging en dakwerken is dat het verschil tussen vlot leveren en dure stilstand of overuren. De juiste digitale ondersteuning helpt daarbij: met planningsoftware voor installateurs plan je mensen en materieel effectief.

Wat betekent capaciteitsplanning in jouw organisatie?

Capaciteitsplanning is het proces waarbij je inschat hoeveel werk er aankomt en hoeveel inzet je ploegen aankunnen, zodat je op elk moment genoeg maar niet te veel capaciteit voorziet. Je houdt rekening met factoren zoals contracturen, feestdagen en bouwverlof, ziekte, opleidingen, verplaatsingstijd, wettelijk kader en de vereiste skills per opdracht. Op basis van historische data, seizoenspieken en lopende contracten maak je een raming van het werkaanbod. Daartegenover zet je de beschikbare capaciteit per individu, skill en ploeg.

De uitkomst is een capaciteitsplan dat richting geeft aan je bezetting, werving en planning. Strategisch kijk je maanden vooruit naar formatie en bezettingsgraad. Tactisch vertaal je dit naar week- en maandplanningen per project en service. Operationeel werk je dit uit in dagroosters en werkbonnen. Een projectenoverzicht geeft je daarbij per project zicht op workload en toekomstige capaciteit. Capaciteitsplanning is geen eenmalige oefening maar een continu proces van plannen, opvolgen en bijsturen bij wijzigingen of spoedinterventies. Met andere woorden: dit is wat men bedoelt met wat is een capaciteitsplanning in de praktijk.

Capaciteitsplanning, resourceplanning en capaciteitsmanagement: het verschil

Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt. Kort samengevat: capaciteitsplanning bekijkt hoeveel capaciteit je nodig hebt, resourceplanning koppelt concrete mensen aan taken en capaciteitsmanagement bewaakt en optimaliseert het geheel doorlopend.

Stappenplan: zo start je met capaciteitsplanning

1. Breng het werkaanbod in kaart: servicecontracten, projectplanning, SLA's, seizoenspieken en een backlog van nog te plannen werkbonnen.
2. Bepaal beschikbare capaciteit: contracturen per technicus, collectief verlof, afwezigheden, opleiding en gemiddelde verplaatsingstijd.
3. Maak de match: bereken overschotten en tekorten per week en per skill, en bepaal de gewenste bezettingsgraad.
4. Prioriteer en simuleer: doorschuiven, uitbesteden, overuren of tijdelijk extra inhuur indien nodig.
5. Vertaal naar roosters: plan per dag en ploeg, monitor de uitvoering en stuur snel bij bij wijzigingen.

Capaciteitsplanning in de praktijk bij installatiebedrijven

Capaciteitsplanning krijgt pas waarde als je het toepast op je dagelijkse realiteit.

• HVAC: piek in onderhoud en opstarten van ketels in het najaar vraagt extra preventief onderhoudsslots.
• Sanitair: noodgevallen zoals lekken vragen interventiebuffers in je dagplanning.
• Elektro: planning van keuringen en projectmijlpalen moet hand in hand gaan met materiaal- en werfcoördinatie.
• Beveiliging: 24/7 interventies vragen een wachtdienst en duidelijke escalatie.
• Dakwerken: weerafhankelijk werk vraagt scenario's en vervangtaken voor regen­dagen.

Zo helpt DigaPlanning van Cafca Software. Je centraliseert alle werkbonnen in een overzichtelijke werkagenda met een wachtkamer voor nog te plannen opdrachten. Met slepen en vergroten verklein je snel afspraken. Technici zien hun planning via synchronisatie met Google Agenda of Microsoft Outlook. Je behoudt realtime zicht op bezetting, afwezigheden en prioriteiten, zodat je bij spoed meteen kunt herplannen. DigaPlanning is beschikbaar vanaf €50 per maand, met een eenmalige implementatie en basisopleiding van €700. Wil je weten hoe dit voor jouw KMO werkt? Bekijk de werkplanning van teams en monteurs.

Veelvoorkomende uitdagingen en tips

• Bandbreedte inschatten: capaciteit is dynamisch door afwezigheden en verplaatsingen. Gebruik realistische productieve uren, plan buffers en volg realisatie via tijdsregistratie.
• Veranderingen en spoed: nieuwe opdrachten of vertragingen gooien de planning om. Werk met een wachtkamer en duidelijke prioriteiten per SLA.
• Lastige gesprekken: nee zeggen tegen extra werk of deadlines verplaatsen is soms nodig. Onderbouw met bezettingsgraad en scenario's, niet met buikgevoel.

Wil je je aanpak verder aanscherpen? Lees praktische tips in deze gids over planning optimaliseren.

Veelgestelde vragen

Wat betekent capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning is het plannen van de benodigde inzet van mensen en middelen om het verwachte werkaanbod tijdig en kwaliteitsvol af te handelen. Je stemt vraag en beschikbare uren en skills op elkaar af en bewaakt de bezettingsgraad doorlopend.

Wat is capaciteitsplanning in de zorg?

In de zorg gaat capaciteitsplanning over het afstemmen van patiëntenstroom op beschikbare bedden, OK's en verpleegkundigen. Het principe is identiek: vraag voorspellen, capaciteit bepalen per skill en shift, en continu bijsturen bij pieken en uitval.

Wat is capaciteitsbenutting?

Capaciteitsbenutting is de mate waarin je beschikbare capaciteit effectief wordt ingezet. Vaak uitgedrukt als percentage: geplande of gewerkte productieve uren gedeeld door de beschikbare uren maal 100. Het helpt onder- en overbezetting zichtbaar te maken.