MODULE CAFCA DOCUMENTBEHEER

Documentbeheer software voor installateurs
Vraag gratis demo aan Neem contact met ons op
Bekijk video
Installateur die de digitale werkbon van Cafca Software gebruikt

Documenten centraal beheren voor installateurs

  • Centraliseer plannen, attesten, werkbonnen, handleidingen en foto’s in één systeem, gekoppeld aan projecten, klanten en serviceopdrachten.
  • Je team vindt altijd de juiste versie terug en voegt documenten toe vanaf de smartphone.
  • Altijd auditproof: toon bij controles meteen wat gevraagd wordt; minder fouten en snellere facturatie.
Schermafbeelding 2024-04-22 132656

Documenten zonder versieverlies, centraal per project

  • Versieverlies — altijd de laatste revisie bij de hand; eerdere versies blijven traceerbaar.
  • Versnipperde opslag — één centrale bron per project; geen losse mappen of mailboxen.
  • Toegangsrechten — deel selectief met techniekers, onderaannemers en kantoor.

Belangrijke functionaliteiten van Cafca Documentbeheer

Module Cafca Documentbeheer

Documentbeheer • Projectdossiers • Versiebeheer • Rechten en rollen

  • Centrale projectdossiers: tekeningen, attesten, offertes, facturen en foto’s per project, klant of installatie.
  • Versiebeheer met revisielog: wijzigingen en auteurs blijven zichtbaar.
  • Rechten en rollen voor interne en externe partijen
  • Mobiele app: leg foto’s, opmerkingen en formulieren vast op de werf.
  • E-mail naar dossier: archiveer mails en bijlagen rechtstreeks bij het project.
  • Slim zoeken: vind documenten op project, klant, label of trefwoord; PDFs zijn doorzoekbaar.
  • Workflows en taken voor interne goedkeuringen; bewaak status en deadlines
  • Naadloze integratie met werkbonnen, planning, service en aankopen in Cafca.
  • Sjablonen en opleverdossiers: voor onderhoud gebruik je ook de module Service; genereer complete dossiers in één keer

> Documentbeheer voor installateurs

  • Offertefase: voeg plannen, calculaties en leveranciersinfo toe aan het projectdossier.
  • Uitvoering: techniekers maken foto’s en voegen werfnotities toe via de Documentbeheer App op de werf. 
  • Aankopen: leverbonnen en handleidingen worden automatisch aan het juiste project gekoppeld.
  • Service: werkbonnen, attesten en onderhoudsrapporten komen in het klant- en installatiearchief. 
  • Oplevering van oplevermap en onderhoudsrapporten, veilig gedeeld met de klant.
  • Rechtstreekse koppelingen met Cebeo, Rexel, STG, Desco en SmartSD voor artikelfiches, prijzen en bestellingen.
  • Documenten automatisch gelinkt aan het juiste project en installatiedossier
  • Integraal werken in Cafca: documentbeheer verbonden met werkbonnen, planning, tijdsregistratie, DigaService en DigaStock
  • Compliance en logging: centrale dossiervorming, rechten en revisies maken je auditproof
  • GDPR-ondersteuning: toegangsbeheer, selectief delen en back-ups
  • Voor e-facturen: PEPPOL e-facturatie met Cafca
Je onmisbare voordelen in de praktijk

Houd grip op elk document: centraliseer, versieer en deel veilig met Cafca

Optimaliseer je installatiebedrijf met Cafca Documentbeheer.

1

Waarom documentbeheer onmisbaar is voor installateurs

Installateurs verwerken grote hoeveelheden documenten. Zonder strak documentbeheer leidt dat tot versieverwarring, vertraging op de werf en risico’s bij audits. Met Cafca centraliseer je alles per project, klant of werkbon en raadpleeg je het mobiel op de werf.

2

Centrale projectdossiers

Bewaar tekeningen, attesten, offertes, facturen en foto’s per project, klant of installatie in één dossier.

3

Versiebeheer met revisielog

Wijzigingen en auteurs blijven zichtbaar, fouten door oude versies verdwijnen.

4

Rechten en rollen

Stel fijnmazige lees- en schrijfrechten in voor interne en externe partijen.

5

Mobiele app voor de werf

Leg foto’s, opmerkingen en formulieren vast op de werf en voeg ze meteen toe aan het juiste dossier.

6

E-mail naar dossier

Archiveer binnenkomende e-mails en bijlagen rechtstreeks bij het project.

7

Slim zoeken en workflows

Zoek op project, klant of trefwoord en laat documenten intern goedkeuren met taken en deadlines.

8

Koppelingen en integraties

Koppel met groothandels en werk integraal met werkbonnen, planning, DigaService en DigaStock. Voor e-facturen: PEPPOL wordt ondersteund.

cafca samen-ontdekken 2
PERSOONLIJKE DEMO

Start met centraal documentbeheer voor installateurs

We zetten je snel op de rails: intake en doelbepaling, migratie, configuratie van rechten en workflows, daarna opleiding. Prijzen: vanaf €50 per module per maand, opstart €200 en basisopleiding €500. Plan je gratis demo van 30 minuten.

Vraag gratis demo aan Neem contact met ons op
Blogs documentbeheer

Relevante blogberichten