4 goede tips om uw boekhouding te digitaliseren

Of u uw boekhouding digitaal of via de klassieke papieren versie verloopt: deze en andere verplichte administratie is niet bepaald iets wat u het liefst van al doet. Als installateur wil u namelijk in de eerste plaats mensen helpen. Bovendien kan de stap naar een digitale boekhouding u wat afschrikken. En dat terwijl het een pak tijd en geld bespaart, die u vanaf dan nuttiger inzet. 

Alles staat of valt echter bij hoe u met een digitale boekhouding start. De juiste stappen en mindset zorgen ervoor dat het gebruik ervan makkelijk wordt. Op deze manier stuurt u dan uw installatiebedrijf beter in de juiste richting. Met een digitale boekhouding heeft u namelijk automatisch een beter zicht op cruciale maatstaven zoals de cashflow en voorraadkosten. Precies daarom, deze vier belangrijke tips.

1. Ga voluit voor digitale facturen

Bij een digitale boekhouding begint ook voor installateurs alles met het volledig afstappen van papieren facturen. In de eerste plaats stuurt u elke eigen factuur digitaal naar uw klanten. En tegelijk vraagt u actief aan uw leveranciers om hun rekeningen ook online te ontvangen. Op deze manier worden ze eenvoudig en automatisch verwerkt in uw administratiesoftware. Doe zeker ook hetzelfde met verplichte documenten zoals keuringsattesten.

Digitale facturen hebben bovendien een extra voordeel: ze zorgen ervoor dat u sneller betaald wordt en uw cashflow zo verbeterd wordt. U staat als installateur dan financieel sterker in uw schoenen. Bovendien hoeft u geen kasten aan facturen meer te bewaren, volgens de wettelijke termijn van zeven jaar. Een digitale boekhouding neemt namelijk geen fysieke plaats in. 

2. Zorg voor de nodige automatisering

Ook bij een digitale boekhouding is het belangrijk om virtuele stapels te verwerken documenten te vermijden. Om te beginnen doet u dit door nieuwe zaken meteen weg te zetten in het juiste gedeelte van uw digitale boekhouding en mappenstructuur. Een goede complete software voor installatiebedrijven zorgt echter ook voor de nodige automatisering van deze processen. Facturen van leveranciers komen rechtstreeks binnen in de tool en worden meteen verwerkt. En de offertes en rekeningen die u op uw computer maakt worden instant ingelezen.

Naast het inzetten op automatisatie aan de inputzijde van uw digitale boekhouding, is het ook belangrijk om te denken aan de outputzijde. Een automatische rapportering met de nodige kerncijfers voor bedrijfsvoering is hierbij zeker een aanrader.

3. Bekijk regelmatig uw digitale boekhouding

Net zoals bij de klassieke papieren manier is het bij een digitale boekhouding belangrijk om vast administratiemomenten in te plannen. Goede administratieboekhouding op maat van uw beroep zorgt er echter voor dat de hoeveelheid werk een pak minder wordt. Desondanks blijft een vast wekelijks moment het beste uitgangspunt. 

Zo kan u dubbelchecken of alles in uw digitale boekhouding verwerkt is. Of scant u die enkele bonnetjes of fysieke facturen toch nog even in. Op deze manier vermijdt u een stapel documenten en het bijhorende werk, op het moment dat de kwartaalaangifte vlakbij is. Kijk echter vooral ook naar de financiële cijfers in uw overzicht. En onderneem actie, indien dit nodig is.

4. Link uw digitale boekhouding met uw boekhouder

Een digitale boekhouding heeft als bedoeling u als installateur tijd en geld te besparen. Maar daarbij is het ook belangrijk om optimaal samen te werken met uw boekhouder. Zorg er dan ook voor dat uw digitale gegevens op de juiste manier tot bij deze persoon geraken. Het formaat van de boekhoudsoftware is hierbij cruciaal: de facturatiesoftware levert een importbestand compatibel met de boekhoudsoftware waardoor alles mooi automatisch wordt ingelezen: van klant- en leveranciergegevens met de verkoop- en aankoopfacturen én door u reeds geventileerd naar grootboekrekeningen. Een andere manier is dat u de facturen in bulk mailt naar het boekhoudplatform dat zelf ventileert en doorsluitst naar de boekhouding. Elk systeem heeft zijn voordeel dat u best overlegt met uw boekhouder.

Maak het uzelf ook gemakkelijk en beheer uw volledig bedrijfsadministratie in één pakket, op maat van installateurs. Inclusief uw digitale boekhouding.